Генерация документов в amoCRM в пару кликов

Время в отделах продаж — это один из самых дорогих ресурсов. Менеджеры ежедневно создают десятки документов: коммерческие предложения, договоры, счета, акты, спецификации. И чем больше компания, тем больше нагрузка на команду и выше риск допустить какие-либо ошибки при ручном заполнении данных. Именно поэтому автоматизация документооборота становится не просто удобной функцией, а необходимостью для ускорения работы отдела продаж.

Почему ручное создание документов тормозит продажи

На первый взгляд кажется, что подготовка договора или КП занимает не так много времени, но если проанализировать все действия менеджера и посчитать количество времени, которое он тратит на эту работу, результат неприятно удивит. Этот процесс может занимать до нескольких часов в неделю, это время, за которое менеджер мог отработать еще несколько заявок и увеличить прибыль компании. 

Кроме временных издержек ручная подготовка документов может повлечь за собой ошибки: неверные суммы, старые реквизиты, опечатки в названиях компаний, все то, что является так называемым “человеческим фактором”. В результате чего время согласования документов увеличивается, появляется потребность в повторных проверках, снижается доверие со стороны клиентов.

Автоматизация этих процессов позволяет убрать человеческий фактор и сократить время подготовки документов буквально до нескольких секунд.

Как работает генерация документов в amoCRM

Современные инструменты для amoCRM позволяют автоматически формировать документы на основе данных, уже содержащихся в CRM-системе. Достаточно один раз настроить шаблоны — дальше документы будут создаваться автоматически. 

В документ можно автоматически подставлять: данные сделки, контакты клиента, реквизиты компании, товары и услуги, даты и т.д. Система сама берет информацию из карточки сделки и формирует готовый файл в нужном формате.

Особенно полезна автоматическая генерация документов для компаний с большим потоком однотипных сделок: интернет-магазинов, B2B-продаж, логистики, образовательных проектов, агентств и сервисных компаний.

Преимущества автоматизации документооборота

1. Экономия времени сотрудников

Менеджеру больше не нужно вручную переносить данные между системами и шаблонами. Документ создается автоматически в пару кликов. По опыту клиентов, обработка документов может ускоряться в десятки раз.

2. Минимизация ошибок

Система использует данные напрямую из CRM, поэтому вероятность опечаток или неверных реквизитов почти полностью отсутствует.

3. Единый стандарт документов

Все документы создаются по заранее утвержденным шаблонам, что помогает поддерживать корпоративный стиль и стандарты компании.

4. Быстрая отправка клиенту

После генерации документ можно сразу отправить клиенту, не скачивая файл вручную.

5. История документов внутри CRM

Сформированные документы сохраняются в карточке сделки, что позволяет менеджерам контролировать процесс взаимодействия с клиентом.

Сегодня для amoCRM уже существуют готовые решения, которые позволяют быстро внедрить автоматическое формирование документов в компанию.

Например, наш виджет «Формирование документов»  позволяет автоматически создавать документы на основе данных из сделок, контактов и компаний amoCRM. Решение поддерживает форматы DOCX, PDF и Google Docs, работу через цифровую воронку, хранение ссылок на документы и гибкую настройку шаблонов.